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Asistente Administrativo-Operaciones Tcnicas
Asistente Administrativo-Operaciones TcnicasFirma de Reclutamiento en PR • San Juan, PR, US
Asistente Administrativo-Operaciones Tcnicas

Asistente Administrativo-Operaciones Tcnicas

Firma de Reclutamiento en PR • San Juan, PR, US
Hace 14 días
Descripción del trabajo

Job Title

Salary: $13.50 per hour

Job Responsibilities

  • Receive and channel requests from other departments, ensuring that Application Specialists receive the necessary information.
  • Register, assign, coordinate, invoice, and close services on platforms like Sales Force and Acumatica.
  • Prepare product and/or service quotes and follow up with clients for approval or adjustments.
  • Guide clients on available solutions, products, and services.
  • Consult technical information on supplier pages and keep documents like "Safety Data Sheets" and instructions updated.
  • Control the inventory of loaned equipment and update its location.
  • Coordinate materials, rooms, supplies, and logistics for meetings, training, and department activities.
  • Support administrative processes: calls, correspondence, filing, documentation, digitization, and general office management.
  • Prepare monthly reports, operational statistics, and updates requested by supervision.
  • Prepare literature, materials, and logistical details for workshops, training, and corporate activities.
  • Perform actions related to shipments, handling of back orders, supplier information, and follow up on equipment sent for repair.
  • Create or update equipment and contact information in Salesforce, OneDrive, or other platforms.
  • Coordinate travel, accommodations, and logistics for technical teams when necessary.
  • Participate in meetings, committees, and internal activities, collaborating with various units in support tasks.
  • Contact clients for service surveys, data collection, or information validation.
  • Contribute to area projects, initiatives, and action plans as assigned.

Job Requirements

  • Associate degree or at least two years of college (or equivalent experience).
  • Minimum one (1) year of experience in administrative functions, coordination, or operational support.
  • Practical mastery of Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) and preferably experience with Salesforce, Acumatica, or other systems.
  • Excellent internal and external customer service skills, and ability to interact professionally at multiple organizational levels.
  • Organization, attention to detail, and ability to handle multiple tasks simultaneously in dynamic environments.
  • Ability to work with deadlines, prioritize, and maintain continuous follow-up.
  • Clear and professional communication in Spanish; functional English desirable.
  • Collaborative attitude, cordial demeanor, appropriate emotional management, and focus on results.
  • Availability to support activities outside regular hours when required (holidays, weekends, or occasional extensions).

Employer with Equal Employment Opportunity.

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Asistente Administrativo-Operaciones Tcnicas • San Juan, PR, US

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