Asistente Administrativo

RESUMEN DEL PUESTO El puesto de Recepción trabaja bajo la supervisión directa del / la Director (a) Corporativa de Recursos Humanos o Gerente de Recursos Humanos.

Atiende al público, canaliza las llamadas telefónicas, envíos de fax, copias.

Realiza tareas administrativas diarias de la oficina.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Atender el cuadro telefónico.

Canalizar las llamadas a los respectivos departamentos.

Atender a las visitas y al público.

Preparar los expedientes de los empleados de nuevo ingreso con toda la documentación requerida.

Mantener el data base de los documentos requeridos para cumplimiento (certificados de salud, certificados de buena conducta, vacunación, etc.) Asistir en el proceso de reclutamiento y adiestramiento.

Preparar identificaciones.

Preparar informes mensuales con estadísticas de documentos requeridos que faltan en el expediente del empleado.

Tramita órdenes, facturas y “expenses” del departamento.

Responsable de requisar material de oficina.

Ser el “backup” de la Asistente Administrativa de Recursos Humanos cuando sea necesario.

Apoyar al área de EHS con documentación de OSHA y expedientes médicos de empleados.

Apoyar en la gestión de licencias de empleados (Enfermedad, SINOT, FMLA, ACAA, FONDO, etc.).

Responsable de manejar el inventario de uniformes en el sistema y entrega.

Asistir en las actividades realizadas por la empresa para los empleados.

Apoyar y asistir en las actividades y proyectos de Prime.

Realizar cualquier otra tarea asignada por el supervisor inmediato.

CUALIFICACIONES Conocimiento en cuadros telefónicos.

Conocimiento en matemática básica.

Conocimiento en el Programa “Digipuncher” o programas de tiempo y asistencia.

Destrezas en computadoras : Excel, Word, Power Point.

Asistencia y puntualidad.

REQUISITOS ACADÉMICOS MÍNIMOS Grado Asociado en área relacionada.

DESTREZAS Y HABILIDADES Excelentes destrezas de comunicación oral y escrita.

Excelentes destrezas en servicio al cliente.

Preferiblemente Bilingue (Inglés y Español) Oral y Escrito.

Excelentes destrezas de organización.

Pendiente a los detalles.

EXPERIENCIA Dos (2) años de experiencia en área relacionada.

CONDICIONES DE TRABAJO Trabajo en Oficina.

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